Beknopte beschrijving : Voorwerp van deze leveringen: Software voor het opzetten, uitvoeren, opvolgen en bijsturen van een beleids- en budgetcyclus (verder kortweg BBC) en het daarmee samenhangende beheer van initiatieven en de overkoepelende resulterende beleidsrapportering Het Jessa ziekenhuis (Hasselt) is op zoek naar een ready-to-use digitale beheeromgeving voor de beleids- en budgetcyclus, waaronder zowel de structurele beleidsmatige opbouw van de BBC, de doorvertaling van het strategische over het tactische tot het operationele niveau, evenals de weergave en opvolging ervan een plaats kunnen krijgen. Concreet gaat het om tooling die moet toelaten om vanuit een strategisch georiënteerd denken en meerjarenperspectief, zowel het beleidskader als – op termijn – het daarmee samenhangende budgetkader voor het ziekenhuis op een gestructureerde en beheersbare manier te kunnen beheren, in overzicht te hebben, maar ook te kunnen aansturen. Daarmee worden dan zowel de vooropgestelde strategische prioriteiten en beleidsdoelstellingen bedoeld, alsook alle daaronder resulterende initiatieven. Het zoeken naar een passende professionele en structurele digitale oplossing hiervoor past binnen de ambitie van het Jessa ziekenhuis om haar capabilities inzake strategie en beleidscoördinatie (in het bijzonder BBC) verder te ontplooien. De scope van de voorliggende opdracht omvat een tweeledige fasering. Als eerste, reeds geplande fase ligt er een duidelijke focus op de beleidscyclus. De opdracht richt zich op het implementeren van een effectieve ingebruikname van een digitale beheeromgeving voor BBC met volgende scope: - Het opzetten, invoegen en kunnen beheren van een beleidskader (strategische prioriteiten, beleidsdoelstellingen,…) - Het inhoudelijk operationaliseren en opvolgen van de ganse flow van intake, voorbereiding, validatie en effectieve opstart en uitvoering van bijhorende en onderliggende strategische initiatieven, zowel vanuit beleidsportfolio-perspectief als vanuit individuele initiatieven - Het geïntegreerd en beleidsmatig kunnen opvolgen en bijsturen van het geheel van doelstellingen en initiatieven, bv door KPI’s (effectindicatoren) of status- en voortgangsrapportages - Het implementeren van een BBC-governance, met bijhorende verantwoordelijkheden en rollen, met de mogelijkheid om deze stapsgewijs uit te breiden en te verfijnen - Een ruimere portaalwerking om aan een bredere groep stakeholders informatief te kunnen rapporteren over de voortgang van BBC - Het desgewenst vlot kunnen koppelen met andere domeinspecifieke systemen (zoals bv Ultimo of JIRA) om daar desgewenst bepaalde initiatieven of bepaalde aspecten daarvan met meer detail of vanuit specifieke invalshoek verder te kunnen opvolgen Vertrekkend van de technische en functionele mogelijkheden van de digitale beheeromgeving zou in een vervolgfase de mogelijkheid moeten bestaan voor verdere uitbreidingen op vlak van beleids- en budgetcyclus. Deze fase wordt als verplichte optie opgenomen in onderhavige opdracht. Daarbij gaat het onder meer over: - Een volwaardige integratie met de budgetcyclus (integratie en koppeling met SAP), zodat beleid en budget binnen één geïntegreerde cyclus opvolgbaar zouden zijn. - Ook de verdere inhoudelijke uitbreiding van de beleidscyclus door inbedding van meer operationele initiatieven en zelfs reguliere werking (naast de huidige strategische initiatieven als onderdeel van BBC) en een ruimere benadering van indicatoren (prestatie-indicatoren, procesindicatoren,…) In het geval de vervolgfase geïnitieerd wordt door Jessa zal dit gebeuren op afroep en in functie van een nog verder uit te werken plan.