Beknopte beschrijving : I - Contexte L’ADMR est une entreprise à profit social dont le but est d’apporter une aide à domicile adaptée et accessible à tout individu, famille, personne âgée ou handicapée résidant en milieu rural et souhaitant vivre et rester dans son environnement familier. L’accompagnement à domicile se réalise par l’intermédiaire de différents métiers de prestataires (aide familiale, aide-ménagère sociale, garde à domicile et ouvrier polyvalent) et en concertation avec la personne aidée, sa famille, son entourage et les autres intervenants. L’ADMR vient en aide aujourd'hui à plus de 8.000 bénéficiaires et emploie 1.600 personnes travaillant au sein des 6 antennes régionales et au siège social. Le personnel est composé des fonctions suivantes - Prestataires de terrain - Encadrement social et administratif - Fonctions de support - Directions d’antennes L’ADMR a élaboré une charte de valeurs en 6 axes, qui est encore d’actualité : • L'écoute du client, • L'accessibilité de l'aide, • Le partenariat, • La responsabilité sociétale, • La cohérence entre politique sociale et politique du personnel, • La coopération entre travailleurs. II - Objectifs de l'évènement L’ADMR souhaite rassembler tous ses travailleurs en un seul lieu, lors d’une journée prévue à planifier fin novembre 2026. Les objectifs de cette journée sont de fédérer le personnel autour de l’ADMR et du modèle d’aide que nous proposons, et de renforcer le sentiment d’appartenance. L’idée est de permettre aux travailleurs de se rencontrer (et c’est la première fois depuis la création de l’ADMR), de faire émerger un sentiment d’appartenance, de reconnaître la qualité de leur travail et de les remercier ; et aux équipes des différentes antennes et équipes de se retrouver. III - Planning de la journée De manière indicative – sauf pour les heures de début et de fin –, la journée serait marquée par les temps suivants :  9h00 – 9h30 : Accueil  9h30 – 10h30 : accueil café  10h30 – 12h00 : Introduction de la journée  10h00 – 12h30 : première activité/animation à définir o Lunch  14h00 – 15h30 : deuxième activité/animation à définir  15h30 – 16h00 : synthèse de la journée  16h00 – 17h00 : drink III - Périmètre de l'intervention L’ADMR souhaite faire appel à une société d’organisation d’évènement qui puisse prendre en charge l’organisation complète de cette journée, à savoir :  Mettre à disposition les moyens humains (hôtesses, animateurs, comédiens, photographe, techniciens, …)  Mettre à disposition les moyens techniques et logistiques nécessaires (réservation de la salle OPTION, aménagements et décoration des lieux, gestion de l’accueil, technique audio-visuel, catering, déplacement des personnes, …)  Assurer la planification, l’organisation et la coordination de l’ensemble en complète transparence avec l’ADMR. De manière plus détaillée, voici les postes à reprendre dans l'offre  Coordination et organisation générale Ce poste comprend les réunions de coordination et de suivi avec l’ADMR, les réunions avec les sous-traitants, les visites de la salle, le temps de préparation, … (ce qui devra apparaître dans la note portant sur le troisième critère d’attribution) ; Un réunion de coordination mensuelle est à prévoir, entre le(s) représentant(s) de l'ADMR, et une personne de contact unique du prestataire.  Aménagements (hors poste audio- visuel) Ce poste reprend tous les coûts d’aménagement de la salle : location de chaises et scènes, pendrillons, meubles, tringles et cintres, desk d'accueil, ... Une décoration est à prévoir dans l’esprit de la journée et pour rendre les lieux accueillants et conviviaux (ce qui devra apparaître dans la note portant sur le cinquième critère d’attribution). Les coûts relatifs à ce poste seront précisés de façon séparée. L’aménagement de la salle devra être prévu en fonction des méthodologies proposées. Mais l’ADMR entend disposer de différents espaces : un espace en plénière, des espaces de workshop et un espace avec mange-debout pour le repas et le drink (ce qui devra apparaître dans la note portant sur le deuxième critère d’attribution). Des espaces pour s’asseoir doivent être prévus pour les personnes qui le souhaiteraient au moment du lunch (pas à prévoir pour tout le monde).  Equipement audiovisuel des différents espaces Il s’agit de prévoir le matériel audiovisuel (écrans, beamer, pc, baffles, micros, câblages, …) nécessaire dans les différents espaces, ainsi que les éclairages. Sera également compris dans ce poste les prestations des techniciens qui seront présents le jour de l’évènement.  Catering Un accueil « petit-déjeuner » est à prévoir (café/thé, mini-viennoiseries 2 pièces/pers, soft et jus de fruits) Lunch de midi : assortiment de différents buffets chauds en libre-service (min 2 choix par personne), à prendre debout (espace mange-debout) ; assortiment de différents desserts ; boissons soft et café/thé Un « drink » sera prévu en fin d’après-midi. La dimension festive doit être présente : mousseux, tapas et zakouskis seront prévus. Ce poste reprendra les mange-debout, la vaisselle mis à disposition et le personnel affecté au service.  Support de communication L’identité graphique de l’évènement est à définir et à décliner sur l’invitation, le masque Power Point (PWP), la signalétique (interne et externe) et les badges (ce qui devra apparaître dans la note portant sur le cinquième critère d’attribution). Une signalétique d’accueil externe est à prévoir. En interne, la signalétique sera pensée pour permettre une circulation aisée des participants. La conception graphique des invitations (layout) est à charge du soumissionnaire. L’impression des invitations sera réalisée par l’ADMR sur la base d’un fichier transmis par le soumissionnaire. Le soumissionnaire se chargera de la conception du masque PWP et de la conception et production de la signalétique et des badges. La réalisation du PWP ...