Gelieve hieronder de geselecteerde Europese overheidsopdracht te vinden.
N. 154/2019 - 380690-2019 ( Ref: 176672-2018)
Publicatiedatum:12/08/2019
Uiterste datum:
 
Type:Gegunde opdracht
Land:BE
Onderwerp:
Services de gestion de documents
Aanbestedende overheid:
Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG)

CPV-classificatie (gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten):
72512000
Beschrijving:
Documentbeheerdiensten.

AFDELING: AANBESTEDENDE DIENST

Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG) Boomsesteenweg 1000 Wilrijk 2610 De heer Tugrul Senol Telefoon: +32 38772855 _hidden_@isvag.be Fax: +32 38870928 www.isvag.be Intercommunale

AFDELING: VOORWERP VAN DE OPDRACHT

Documentmanagementsysteem

2017/016

Zie II.2.4).

Totale waarde van de opdracht/het perceel: 183488.00

Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG), Boomsesteenweg 1000, te 2610 Wilrijk.

ISVAG is een organisatie met 55 werknemers, die als 1 van haar primaire doelstellingen heeft om de afvalverwerking en energierecuperatie verder uit te bouwen en te optimaliseren. Dit omvat verschillende korte en lange termijn projecten die een grote stroom aan ongestructureerde informatie en documentatie doorheen de organisatie zullen sturen. Tevens zijn er binnen de ISVAG organisatie verschillende afdelingen die in de loop der jaren tal van historische data en documenten hebben opgebouwd en op een ongestructureerde manier hebben weggeschreven, al dan niet op papier of digitaal. Ook wordt er momenteel zeer veel informatie opgeslagen in verschillende software applicaties, waardoor tal van documenten op verschillende plaatsen, met verschillende versies zijn opgeslagen.

Om hier een oplossing aan te bieden is er als eerste stap, voorafgaand aan deze opdracht, een informatieanalyse uitgevoerd. Dit heeft een goed beeld gegeven op de huidige documentstromen binnen de organisatie. Met de resultaten hiervan komen we tot het uitschrijven van deze opdracht.

Deze opdracht zelf omvat de introductie en inrichting van een Document Management Systeem (DMS), dat de verschillende stromen zal ondersteunen en kanaliseren. De uitdaging is om de informatie optimaal in te richten, te beheren en in te zetten in de juiste ISVAG processen, zodat ze beschikbaar wordt voor alle betrokken gebruikers op het juiste moment.

In dit kader is het belangrijk om minstens volgende doelstellingen te realiseren:

- voor de toekomstplannen (aanleg warmtenet en bouw nieuwe afval-energiecentrale) zullen nieuwe projectdossiers opgevolgd moeten worden op een nauwgezette en efficiënte wijze. Ook moet het eenvoudig mogelijk zijn om samen te werken met externen aan deze dossiers,

- ISVAG heeft de ambitie een kwaliteitsbeheersysteem uit te werken om op termijn een ISO certificaat te halen. Het documentbeheersysteem moet het mogelijk maken dit proces volledig te bewaken,

- ISVAG gebruikt op vandaag Infor EAM, een Enterprice Recourse Planning (ERP) software dat haar in staat stelt de installatie op een gedegen manier te onderhouden en verschillende processen te bewaken, zoals o.a. het aankoopproces. Omdat bij het bedrijven en onderhouden van een afvalenergiecentrale zeer veel documenten komen kijken, moet er met de implementatie van dit documentbeheersysteem een koppeling verwezenlijkt worden die het mogelijk maakt documenten te koppelen met ERP data, in de vorm van tags, inkoopordernummers, werkordernummers, werkvergunningen, etc.,

- buiten Infor EAM zijn er nog tal van andere applicaties waar informatie wordt in opgeslagen. Ook hiermee dient een koppeling gemaakt te worden, zodat alle documenten op 1 centraal punt bewaard kunnen worden,

- op dit moment bestaat de technische waarheid van de installatie voornamelijk op papier en dit in 4 versies. Aanpassingen worden grotendeels uitgewerkt op papier en als addendum toegevoegd (in 4-voud). Naar best vermogen wordt er gebruik gemaakt van standaarden en afspraken, maar dit wel steeds op papier. Het DMS zal enkel maar volledig zijn als ook al deze informatie daarin wordt opgenomen, maar dat ook wijzigingen daar kunnen worden bijgehouden,

- een doelstelling is ook om de informatie richting een breder doelpubliek beschikbaar te stellen, maar ook actief betrekken van zowel frequent interne gebruikers als externe aannemers en leveranciers. Dit zal enkel mogelijk zijn, door een goede begeleiding, ondersteuning en het actief betrekken van de gebruikers tijdens de implementatie van deze projecten.

Alles nodig om de doelstellingen van ISVAG te bereiken, dient vervat te zijn de prijsopgave.

De roadmap van het project zal onderstaande fasering volgen, welke in detail is omschreven in de informatie-analyse (bijlage 2): fase 0 - information governance.

Tijdens deze fase van de uitrol wordt de nadruk gelegd over hoe ISVAG [...] (zie opdrachtdocumenten).

Gunningscriteria Kwaliteitscriterium Naam: Kwaliteit Weging: 40 Kwaliteitscriterium Naam: Plan van aanpak Weging: 30 Prijs Weging: 30

AFDELING: PROCEDURE

Nummer van de aankondiging in het PB S: 2018/S 079-176672 Opdracht nr.: 2017/016

Documentmanagementsysteem

Datum van de sluiting van de overeenkomst: 2018-10-05 Aantal inschrijvingen: 2 1 0 Naam en adres van de contractant: OpenSesame ICT bv Richterslaan 2 Nieuwegein 3431 AK Totale waarde van de opdracht/het perceel: 183488.00

AFDELING: AANVULLENDE INLICHTINGEN

Raad van State Wetenschapstraat 33 Bruxelles (Etterbeek) 1040 Telefoon: +32 22349611 Datum van verzending van deze aankondiging: 2019-08-08


Tekst in originele taal
 

AFDELING: AANBESTEDENDE DIENST

Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG) Boomsesteenweg 1000 Wilrijk 2610 De heer Tugrul Senol Telefoon: +32 38772855 _hidden_@isvag.be Fax: +32 38870928 www.isvag.be Intercommunale

AFDELING: VOORWERP VAN DE OPDRACHT

Documentmanagementsysteem

2017/016

Zie II.2.4).

Totale waarde van de opdracht/het perceel: 183488.00

Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG), Boomsesteenweg 1000, te 2610 Wilrijk.

ISVAG is een organisatie met 55 werknemers, die als 1 van haar primaire doelstellingen heeft om de afvalverwerking en energierecuperatie verder uit te bouwen en te optimaliseren. Dit omvat verschillende korte en lange termijn projecten die een grote stroom aan ongestructureerde informatie en documentatie doorheen de organisatie zullen sturen. Tevens zijn er binnen de ISVAG organisatie verschillende afdelingen die in de loop der jaren tal van historische data en documenten hebben opgebouwd en op een ongestructureerde manier hebben weggeschreven, al dan niet op papier of digitaal. Ook wordt er momenteel zeer veel informatie opgeslagen in verschillende software applicaties, waardoor tal van documenten op verschillende plaatsen, met verschillende versies zijn opgeslagen.

Om hier een oplossing aan te bieden is er als eerste stap, voorafgaand aan deze opdracht, een informatieanalyse uitgevoerd. Dit heeft een goed beeld gegeven op de huidige documentstromen binnen de organisatie. Met de resultaten hiervan komen we tot het uitschrijven van deze opdracht.

Deze opdracht zelf omvat de introductie en inrichting van een Document Management Systeem (DMS), dat de verschillende stromen zal ondersteunen en kanaliseren. De uitdaging is om de informatie optimaal in te richten, te beheren en in te zetten in de juiste ISVAG processen, zodat ze beschikbaar wordt voor alle betrokken gebruikers op het juiste moment.

In dit kader is het belangrijk om minstens volgende doelstellingen te realiseren:

- voor de toekomstplannen (aanleg warmtenet en bouw nieuwe afval-energiecentrale) zullen nieuwe projectdossiers opgevolgd moeten worden op een nauwgezette en efficiënte wijze. Ook moet het eenvoudig mogelijk zijn om samen te werken met externen aan deze dossiers,

- ISVAG heeft de ambitie een kwaliteitsbeheersysteem uit te werken om op termijn een ISO certificaat te halen. Het documentbeheersysteem moet het mogelijk maken dit proces volledig te bewaken,

- ISVAG gebruikt op vandaag Infor EAM, een Enterprice Recourse Planning (ERP) software dat haar in staat stelt de installatie op een gedegen manier te onderhouden en verschillende processen te bewaken, zoals o.a. het aankoopproces. Omdat bij het bedrijven en onderhouden van een afvalenergiecentrale zeer veel documenten komen kijken, moet er met de implementatie van dit documentbeheersysteem een koppeling verwezenlijkt worden die het mogelijk maakt documenten te koppelen met ERP data, in de vorm van tags, inkoopordernummers, werkordernummers, werkvergunningen, etc.,

- buiten Infor EAM zijn er nog tal van andere applicaties waar informatie wordt in opgeslagen. Ook hiermee dient een koppeling gemaakt te worden, zodat alle documenten op 1 centraal punt bewaard kunnen worden,

- op dit moment bestaat de technische waarheid van de installatie voornamelijk op papier en dit in 4 versies. Aanpassingen worden grotendeels uitgewerkt op papier en als addendum toegevoegd (in 4-voud). Naar best vermogen wordt er gebruik gemaakt van standaarden en afspraken, maar dit wel steeds op papier. Het DMS zal enkel maar volledig zijn als ook al deze informatie daarin wordt opgenomen, maar dat ook wijzigingen daar kunnen worden bijgehouden,

- een doelstelling is ook om de informatie richting een breder doelpubliek beschikbaar te stellen, maar ook actief betrekken van zowel frequent interne gebruikers als externe aannemers en leveranciers. Dit zal enkel mogelijk zijn, door een goede begeleiding, ondersteuning en het actief betrekken van de gebruikers tijdens de implementatie van deze projecten.

Alles nodig om de doelstellingen van ISVAG te bereiken, dient vervat te zijn de prijsopgave.

De roadmap van het project zal onderstaande fasering volgen, welke in detail is omschreven in de informatie-analyse (bijlage 2): fase 0 - information governance.

Tijdens deze fase van de uitrol wordt de nadruk gelegd over hoe ISVAG [...] (zie opdrachtdocumenten).

Gunningscriteria Kwaliteitscriterium Naam: Kwaliteit Weging: 40 Kwaliteitscriterium Naam: Plan van aanpak Weging: 30 Prijs Weging: 30

AFDELING: PROCEDURE

Nummer van de aankondiging in het PB S: 2018/S 079-176672 Opdracht nr.: 2017/016

Documentmanagementsysteem

Datum van de sluiting van de overeenkomst: 2018-10-05 Aantal inschrijvingen: 2 1 0 Naam en adres van de contractant: OpenSesame ICT bv Richterslaan 2 Nieuwegein 3431 AK Totale waarde van de opdracht/het perceel: 183488.00

AFDELING: AANVULLENDE INLICHTINGEN

Raad van State Wetenschapstraat 33 Bruxelles (Etterbeek) 1040 Telefoon: +32 22349611 Datum van verzending van deze aankondiging: 2019-08-08